年末調整の電子化完全ガイド！業務効率化と進め方のポイント

 

こんにちは！税理士法人大沢会計＆Nextです。

年末調整の時期になると、申告書の配付や回収、記載内容の確認、給与計算ソフトへの入力など、多くの事務作業が発生します。こうした業務の負担を軽減する方法の一つが「電子化」です。近年は、年末調整の申告書だけでなく、給与明細のWeb配信など、給与業務全体を効率化する取り組みも広がっています。電子化は年末になってから準備するのではなく、年始から少しずつ進めることが大切です。今回は、年末調整の電子化のメリットや具体的な方法、紙ベースで管理している会社が今から始められる準備について解説します。

 

1.年末調整の電子化とは？

1-1　年末調整の電子化の仕組み

年末調整の電子化とは、これまで紙で行っていた申告書の作成や提出、控除証明書の取り扱いなどを、電子データを活用して行うことです。従業員はパソコンやスマートフォンから必要事項を入力し、電子データで勤務先に提出できるようになります。また、生命保険料控除証明書なども、対応するサービスを利用することで電子データとして取得できます。勤務先は、対応する給与計算・年末調整システムを活用することで、申告情報の確認や給与計算への反映を効率的に進められます。

1-2　法改正による電子提出義務化の基準

近年、行政のデジタル化に伴い法定調書の電子提出義務化が進んでいます。提出義務は調書の種類ごとに「前々年に提出すべきであった枚数」で判定され、令和8年12月31日提出分までは前々年の枚数が100枚以上の場合にe-Tax等での提出が義務付けられています。さらに法改正により、令和9年1月以降に提出する分からは、前々年に提出すべきであった枚数の基準が「30枚以上」へと大幅に引き下げられます。これにより中小企業も義務化の対象となるケースが急増します。直前で慌てないためにも、自社の対象可否を早めに確認し、計画的に電子化を進めることが大切です。

2. 年末調整を電子化するメリット

2-1　書類の配付・回収や入力作業の負担軽減

紙で年末調整を行う場合、従業員への申告書の配付、記入方法の説明、提出書類の回収、記載内容の確認など、多くの作業が発生します。提出漏れや記入間違いがあれば、従業員への確認や再提出の依頼も必要です。電子化に対応したシステムを利用すれば、従業員が入力した情報をデータで受け取ることができ、手入力の作業を減らせます。担当者の事務負担を軽減し、年末の忙しい時期に集中しがちな業務を効率化することにつながります。

2-2　書類の管理や確認作業の効率化

紙の申告書や控除証明書を管理する場合、書類の整理や保管場所の確保が必要になります。また、必要な書類を探したり、提出状況を確認したりすることにも時間がかかります。電子データで管理する仕組みを取り入れることで、書類の整理や検索がしやすくなり、確認作業の効率化が期待できます。ただし、電子データの保存についても、法令に沿った管理が必要です。アクセス権限やバックアップなどの情報管理体制を整え、安全に運用できる環境を準備しましょう。

3. 給与明細の電子化も業務効率化につながる

3-1　紙の給与明細からWeb給与明細へ

給与計算システムを利用していても、給与明細は印刷して従業員に配付している会社も少なくありません。給与明細をWebで確認できる仕組みに切り替えることで、毎月の印刷や封入、配付にかかる手間を削減できます。従業員もパソコンやスマートフォンから給与明細を確認できるため、利便性の向上が期待できます。Web給与明細を導入する際は、従業員への説明や閲覧環境の確認に加え、電子交付に必要な本人の承諾など、適切な手続きを確認して進めることが大切です。

3-2　給与システムを活用した電子化

すでに給与計算システムを利用している会社は、現在のシステムにどのような電子化機能が備わっているか確認してみましょう。給与明細のWeb配信だけでなく、年末調整の申告書を電子的に配付・回収できる機能や、従業員情報をデータで管理できる機能が利用できる場合もあります。システムによって対応できる範囲は異なるため、まずは現在の契約内容や利用可能な機能を確認することが第一歩です。新しいシステムを導入する前に、今ある機能を活用できないか見直してみましょう。

4. まだ電子化していない会社が取り組めること

4-1　紙ベースの業務を見直す

給与計算や年末調整を紙ベースで行っている会社は、いきなりすべてを電子化する必要はありません。まずは、毎月の給与計算や年末調整で、どのような書類を作成・配付・回収しているのかを整理してみましょう。例えば、従業員情報の管理、給与明細の作成、年末調整の申告書の回収など、時間や手間がかかっている作業を洗い出します。現状を把握することで、どの業務から電子化すると効果的なのかが見えてきます。小さな業務の見直しから始めることが、電子化への第一歩です。

4-2　自社に合った給与計算システムを検討する

紙ベースの業務を見直したら、給与計算システムや年末調整に対応したサービスの導入を検討してみましょう。システムにはさまざまな種類があり、給与計算だけでなく、給与明細のWeb配信や年末調整の電子申告、従業員情報の管理など、幅広い機能を備えたものもあります。選ぶ際は、会社の規模や従業員数、現在の業務内容、費用、操作のしやすさなどを比較することが大切です。また、導入後のサポート体制も確認しておくと安心です。自社に必要な機能を整理し、無理なく使い続けられるシステムを選びましょう。

5. 年始から始める電子化への準備

5-1　既存の給与計算ソフトとの連携性を重視する

年末調整の電子化に向けた準備は、年始から始めることができます。まずは、現在の給与計算や年末調整の業務を振り返り、紙で行っている作業や担当者の負担が大きい業務を確認しましょう。給与計算システムを利用している場合は、電子申告やWeb給与明細などの機能が利用できるかを確認します。まだシステムを導入していない場合は、必要な機能や予算、導入時期を検討するところから始めましょう。早めに準備することで、年末の繁忙期に慌てず対応しやすくなります。

5-2　できることから段階的に進める

電子化を進める際は、一度にすべての業務を切り替えようとせず、自社の状況に合わせて段階的に取り組むことが大切です。例えば、まずは給与明細のWeb配信を検討し、その後、年末調整の申告書の電子配付・回収へと対象を広げる方法があります。導入にあたっては、従業員への説明や操作方法の案内、社内の運用ルールの整備も必要です。電子化は単に紙をなくすことが目的ではなく、毎月の給与業務や年末調整にかかる負担を減らし、働きやすい環境を整えるための取り組みです。まずはできることから始めてみましょう。

6. まとめ