こんにちは！税理士法人大沢会計＆Nextです。
「経理のデジタル化をしたいけど、何から始めればいいのかわからない」「紙の書類の整理に時間ばかり取られて困っている」――こんなお悩みをお持ちではないでしょうか？
本記事では、そんなお悩みに対して、「ペーパーレス経理」をキーワードに、業務効率を大きく改善する第一歩をご紹介します。
この記事を読むと、ペーパーレス経理の基本的な考え方、導入手順、実際の事例、そして導入による効果までを具体的に理解することができます。
盛岡で税務顧問をお探しの中小企業経営者の方や、経理担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください！
目次
1. なぜ今「紙の経理」から脱却すべきなのか
日本ではまだ多くの企業が紙による経理処理を続けていますが、環境の変化により今後の存続すら左右されかねません。ペーパーレスへの移行は、単なる作業効率化ではなく、企業の競争力を維持するための大切な一歩です。
紙のままだと何が問題になるのか
紙による経理は、処理時間がかかりやすく、保管スペースも膨大です。紛失リスクやミスの増加、検索の手間もあります。特に税務調査時には、紙の帳票から必要な情報を探すだけで時間がかかります。これらはすべて、業務効率や信頼性に悪影響を与えます。
経理担当者の悩みと手間の正体
「ファイルが見つからない」「毎月の帳票が膨大で手が回らない」という声を多く聞きます。入力作業、転記、保管など、紙ベースの業務は多くの非効率を生んでいます。これにより残業が発生し、人的ミスも避けられません。
ペーパーレス化が注目される社会的背景
近年の働き方改革、テレワーク普及、電子帳簿保存法の改正といった要因により、紙の経理からの脱却は急務となっています。また、環境意識の高まりにより、ペーパーレス化が企業イメージ向上にもつながっています。
2. ペーパーレス経理とは？その中身と実践方法
ペーパーレス経理とは、紙の帳票や証憑類を電子化し、クラウド上で一元管理・処理する仕組みです。税務や法令に則った形で運用すれば、正当な帳簿処理として認められ、かつ業務の大幅な効率化が実現します。
「ペーパーレス経理」とはどういうことか
請求書や領収書を紙で受け取るのではなく、PDFや電子データで受け取り保存します。データはクラウド会計ソフトに連携し、仕訳や帳簿も電子上で完結します。紙の印刷や手作業を極力減らし、経理作業の自動化と可視化を図ります。
具体的にどう進める？ステップ別解説
第一に「紙の書類の流れ」を洗い出します。次に、電子保存できる書類を選定し、スキャナーやクラウド保存の仕組みを導入。最後に、社内ルールを整備し、従業員にもわかりやすく周知します。段階的に進めることが成功のポイントです。
よく使われる道具とクラウド会計の例
スキャナー（例：ScanSnap）や、クラウド会計ソフト（例：マネーフォワード、freee）などがよく使われます。これらのツールは電子帳簿保存法にも対応しており、簡単に電子保存が可能です。スマホアプリとの連携で出張中の対応も便利になります。
3. 実際にペーパーレス化した企業の成功事例
実際に盛岡市近郊の中小企業で、ペーパーレス経理を導入した成功例は数多くあります。紙の経理から脱却した企業が、どのように業務改善を実現したのかを見ていきましょう。
紙を減らして残業も削減したA社の事例
製造業のA社では、請求書や納品書を紙で管理していたため、月末に残業が常態化していました。ペーパーレス化後は、仕訳作業の自動化により、残業時間が月20時間以上削減。さらに保管スペースの半減にも成功しました。
クラウド導入でミスが減ったB社の取り組み
飲食業のB社は、経理担当者が仕訳を手作業で行っており、毎月ミスが多数発生していました。クラウド会計とレシート撮影アプリを導入することで、自動連携による処理精度が向上。業務効率と正確性を大きく改善しました。
税理士と連携してスムーズに導入したC社
小売業のC社では、税理士の支援を受けながらクラウド化を進めました。記帳代行と経理指導を組み合わせた支援により、スムーズな導入が実現。税務調査でも電子帳簿保存法に対応した運用が認められ、高い信頼を獲得しました。
4. ペーパーレス化で得られる3つの大きな効果
ペーパーレス経理を導入することで得られるメリットは数多くあります。ここでは中でも効果が大きいと感じる3つをピックアップして紹介します。
作業効率が上がる
紙のファイルを探す時間、手書きで帳簿に記入する時間が不要になります。情報検索も一瞬で済み、過去の仕訳もすぐに確認可能。経理担当者の業務負担が減り、経営者はスピーディに数字を把握できます。
経費が削減できる
紙代、インク代、ファイル保管用のキャビネット、倉庫など、目に見えない維持コストが削減されます。さらに、郵送費や人件費も抑えられるため、全体として年間数十万円の経費削減につながることもあります。
経営判断が早くなる
リアルタイムで数字が見えることで、売上の変動や支出の増減に素早く対応できます。月次決算もスピーディに終わり、経営戦略の立案にも活かせます。クラウド経理は「経営の見える化」に直結します。
5. まとめ
経理業務のペーパーレス化は、中小企業にとって大きな変革です。業務効率やコスト削減、経営判断の迅速化など、導入するメリットは明らかです。しかし、最初の一歩を自社だけで進めるのは難しいという声も多く聞かれます。
当事務所では、クラウド会計ソフトの導入支援から、実務運用のサポート、ペーパーレス経理の定着までトータルで支援しております。
「うちも紙から脱却したい」「経理をラクにしたい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。盛岡で経理代行・税務顧問をお探しの方は、税理士法人大沢会計＆Nextまでお気軽にどうぞ！